Personaladministration Frau X eröffnet ein neues Konto und bekommt dafür eine neue IBAN-Nummer. Um sicherzustellen, dass die unmittelbar bevorstehenden monatlichen Bezüge des Ehemanns, Herr X, auch zeitnah auf das neue gemeinsame Konto fließen, schickt Frau X Herrn X von ihrem eleganten Smartphone aus, eine Textnachricht mit der neuen IBAN-Nummer und der Nachricht, er möge bei seinem Arbeitgeber bitte sicherstellen, dass die Bezüge auf das neue Konto fließen. Beflissen schreibt Herr X, nachdem er die entsprechende Mailadresse im firmeninternen who-is-who gefunden hat,  der Personaladministration eine email mit der neuen IBAN Nummer und bittet diese sicherzustellen, dass bereits das nächste Gehalt auf dieses neue Konto fließt. Die Personaladministration, getrieben von höchster Sorgfalt und Dienstleitungsorientierung, liest dieses email, erfasst die neue IBAN-Nummer im Abrechnungssystem, legt den Beleg ab und die nächste Gehaltszahlung sollte jetzt planmäßig auf das neue Konto fließen, doch nichts geschieht. Unmittelbar nach der misslungenen Gehaltsüberweisung und den daraus resultierenden ehelichen Dissonanzen, beschwert sich Herr X bei der Personaladministration und schnell wird sichtbar, dass der gute Herr X die IBAN-Nummer falsch abgeschrieben hatte und dadurch die Überweisung leider geplatzt ist.

Der qualitätsbeflissene Gehaltssachbearbeiter schüttelt erleichtert seinen Kopf und stellt fest, dass die 4-Augenkontrolle bei Herrn X wohl nicht funktioniert hat, aber Gott sei Dank, die Personaladministration keinerlei Schuld trifft!

So banal und alltäglich dieser „frei erfundene“ Fall auch sein mag, so deutlich zeigt er Schwachstellen in der Datenverarbeitung im HR-Bereich auf. Ein „einfaches“ Datenelement, wie eine IBAN-Nummer wird mehrfach abgetippt und diverse Medienbrüche binden unnötig Kapazität und lassen Raum für Fehler zu. Gutgemeinte „Prozessoptimierungen“, wie eine 4-Augenkontrolle helfen zwar die Fehlerquote zu senken, doch tragen diese nicht dazu bei, den Prozess nachhaltig zu vereinfachen.

Wie ist es eigentlich heute noch möglich, dass ich zum Beispiel bei einem ausländischen online Warenhaus Güter einfach, sicher und rasch einkaufen kann, aber mit meinem Arbeitgeber nur über verschiedene Medienbrüche Daten austauschen kann?

Die heutige Technologie (Hardware und Software),  sollte es doch problemlos ermöglichen, abgesicherte Portallösungen zur Verfügung zu stellen, mit welcher jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sogar zuhause Daten in standardisierter Form mit dem Arbeitgeber austauschen kann. Selbst mehrstufige Workflows müssen auf diesem Weg initiiert werden damit die entsprechenden Daten direkt in die ausführenden Systeme einfließen können. Auf der anderen Seite können diese Systeme dem Arbeitnehmer, auch über diese gesicherten Kanäle und Portale, Informationen zur Verfügung stellen.

Wäre es nicht an der Zeit durchgängige „end to end“ Prozesse zu entwickeln und diese zu automatisieren? Dank der Automatisierung bringen wir die Informationen dazu, nahtlos zu fließen und eliminieren, Dank der Abschaffung diverser Medienbrüche, unnötige Mehrfacheingaben und Fehlerpotentiale. Sämtliche Instrumente, wie Portallösungen, automatische Dokumentengenerierung, Workflow-Automatisierung, digitale Personalakte und leistungsfähige Personalinformationssysteme, wie auch die benötigten Schnittstellen stehen zur Verfügung. Wahrscheinlich müssen wir uns auch zunehmend von der Illusion des IT-fremden Mitarbeiters lösen oder sprechen wir hier vom Betriebsarbeiter der keinen PC am Arbeitsplatz hat, dafür in der Freizeit mit einer 36.3 Megapixel Kamera fotografiert und die Bildbearbeitung auf seinem vernetzten Heim-Power-PC erledigt?

Ich selbst bin Verfechter dieser automatisierten Prozesse und bin überzeugt, dass diese die Welt der HR Shared Service Center nachhaltig zum Guten verändern werden.  Skeptiker mit Befürchtungen im Bereich Datensicherheit und Datenschutz bitte ich, die Welt des eBankings und eCommerce zu betrachten. Auch dort sind Datensicherheit und Datenschutz seit Jahren eine zentrale Bedingung für den geschäftlichen Erfolg.

Wann führen auch Sie diese durchgängigen Prozesse ein?

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2 thoughts on “Let Your Work Flow: Die Personaladministration und automatisierte Prozesse

  1. Die Aufgaben der Personaladministration haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Der Schwerpunkt hat sich von der verwaltenden zur aktiven Personalarbeit verlagert. Heute lautet die Devise: Vereinfachen, Vereinheitlichen, mehrfaches Erfassen
    derselben Daten vermeiden. Ich suche gerade eine Software-Lösung für die Verarbeitung aller relevanten Personaldaten. Interessanter Artikel jedenfalls auch über andere Möglichkeiten und andere Themen!

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    • Wir haben uns in meiner Firma (ca. 1.800 MA) ebenfalls mit der Verschlankung der Personalprozessen beschäftigt und sind dabei an unsere Grenzen gestoßen. Aber nicht weil das Know-how gefehlt hat oder weil die Kapazitäten nicht vorhanden waren, sondern weil uns die technischen Mittel nicht zur Verfügung standen. Also haben wir ein Anforderungskatalog erstellt und haben uns dann auf dem Markt umgesehen. Dann kam der nächste Rückschlag. Es gibt im Bereich Personalmanagement Software soviele Anbietr, dass man sich kaum einen Überblick verschaffen kann. Dabei sind wir auf ein Anbieterverzeichnis gestoßen, welches uns die Arbeit sehr erleichtert hätte. Hätte deshalb, da es recht neu ist und noch nicht so viele Anbiete drin stehen hat. Aber die Filtermöglichkeiten gehen in die richtige Richtung. Ich wünche mir für die Zukunft, das es mehr solche Dienstleistungen im HR-Bereich gibt.

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