Vor kurzem durfte ich auf der Competence Site ein Interview zum Thema „digitale Personalakte“ geben. Hier wurde mir die Frage gestellt, wie weit sich die digitale Personalakte im Markt etabliert hat. Meine Antwort darauf war, dass sie sich aus meiner Erfahrung heraus noch nicht wirklich am Markt durchgesetzt hat.

War das vor einigen Jahren noch nachvollziehbar, so kann ich das heute nicht mehr verstehen. Sicherlich gab es vor ein paar Jahren noch viele Stolperstellen:

  • unsichere Rechtslage
  • hohe Softwarekosten
  • hohe Betriebskosten
  • hohe Einführungskosten
  • keine Vernetzung von Unternehmen
  • wenig Erfahrung bzw. Referenzprojekte
  • Ersparnis konnte noch nicht nachgewiesen werden

Diese Hürden sind aber mittlerweile geebnet, es gibt interessante Preismodelle sowohl für den Betrieb als auch die Einführung der Lösung, Unternehmen sind vernetzt und können Zugriffe von der Führungskraft bis hin zum Mitarbeiter detailliert steuern. Auch zeigen Referenzprojekte klar auf, dass durch die digitale Personalakte Prozesse schneller, effizienter und sicherer werden.

Warum also ist die digitale Personalakte mittlerweile noch nicht so selbstverständlich wie zum Beispiel ein vernünftiges HR-System (oder rechnen sie ihre Gehälter noch mit Excel oder einem Blatt Papier)? Liegt es an der Abneigung von Personalern vor EDV-Lösungen oder haben Personaler Angst, ein weiteres Heiligtum, nämlich die Personalakte aus der Hand zu geben und auch Führungskräften die notwendigen Informationen an die Hand zu geben ? Verlieren sie dadurch an Macht ?

Ich bin gespannt, auf eine hoffentlich anregende Diskussion …

Thomas Eggert

PS: Wer das ganze Interview lesen will, findet es hier

PPS: Und ein kurzes Video zu dem Thema

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9 thoughts on “Digitale Personalakte – geniale Lösung oder unnützes Werkzeug?

  1. Na ja, angesichts der aktuell bekannt gewordenen Spionageprogramme, dürfte wohl niemand mehr ein gutes Gefühl mit digitalen Personalakten haben.

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  2. Das ist sicherlich richtig, das hilft der Diskussion nicht unbedingt. Auf der anderen Seite – wenn ich oft sehe, wie Firmen ihre Papierakten sichern, weiss ich nicht, was besser ist …

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    • Ich denke, dass Anbieter von Softwarelösungen für das Management sensibler Unternehmensdaten ihre Sicherheitskonzepte massiv aufstocken müssen.

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  3. Hallo, man sollte sich im Vorfeld informieren. Vermutlich bleiben dann diverse Problem aus, wenn man sich für die richtige Software entscheiden. Günstig ist nicht immer das Beste, vor allem wenn es um Datenschutz geht.

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  4. Vernünftig durchstruktiert inklusive entsprechendem Sicherheitskonzept ist die Digitale Personalakte erheblich besser als die gute alte Personalakte. Das gilt insbesondere bei dezentralen Unternehmensstrukturen, wo eben nicht jeder „mal eben“ in der Personalabteilung vorbeischauen kann um benötigte Infos zu erhalten.

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  5. Rechtlich sind wir verpflichtet, bestimmte Papiere zur gerichtlichen Beweissicherung aufzubewahren. Schon haben wir zwei Personalakten (digital und eine „echte“ Akte zum Anfassen) – sehr unschön.
    Hier muss die Gesetzgebung klare Vorgaben schaffen, erst dann kann – zumindest bei uns im Öffentlichen Dienst – umgedacht werden.
    So ist unsere digitale Personalakte von Beginn an eigentlich zunächst zum Scheitern verurteilt.

    Oliver Vogt
    EDV Landkreis Heidekreis

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    • Meist ist es ja so, dass auch der Mitarbeitende bei Gericht ein Original (z.B. Arbeitsvertrag) vorlegen muss. Ist dieses identisch mit der Kopie aus der elektr. Personalakte haben wir kein Problem.
      Wie häufig gehen wir vor Gericht und wie häufig müssen wir davon ausgehen, dass die Kopie nicht akzeptiert wird? Vernachlässigbar wenig, hoffentlich.
      Es lohnt sich also nicht eine Papierversion vorzuhalten.

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  6. Ich sehe nicht, dass die digitale Personalakte gescheitert wäre. Im Gegenteil erlebe ich sehr viele Unternehmen, die sie aktuell einführen. Mittlerweile gibt es zum einen eine recht gute, zuverlässige und preis-„werte“ Infrastruktur von Dienstleistern, die bei der Einführung der ePA unterstützen können. Das reicht vom IT-Technologie-Anbieter über Integrationsexperten bis hin zu Spezialisten für das Indexen, Einscannen und ordnungsgemäße Entsorgen der Papierakten.
    Das Problem ist m.E. also nicht die Infrastruktur. Es sind auch nicht die Betriebsräte, die sehr schnell verstehen, dass in einer elektronischen Akte dieselben Aufbewahrungsregeln gelten wie in einer Papierakte (dass sie dennoch zu manchmal hanebüchenen Zugriffsregeln kommen – etwa dass Mitarbeiter ihre eigenen e-Akten nicht sehen dürfen – ist damit leider nicht ausgeschlossen). Es sind auch nicht rechtliche Anforderungen. Wenn überhaupt etwas im Original aufbewahrt werden müsste, dann könnte es der Arbeitsvertrag sein. Selbst der ist nach einer wirtschaftlichen Abwägung von Kosten und (Prozess-) Risiken noch verzichtbar.
    Was den Siegeszug der elektronischen Personalakte wohl versperrt, ist die Banalität der darin enthaltenen Inhalte. Sie sind bestenfalls dazu geeignet bei der Abschiedsrede zur Pensionierung ein paar Bonmots zu liefern. Die wichtigen Informationen, Daten und Bewertungen haben die Personaler in ihren stammdatenführenden Systemen. Wer braucht also wozu noch eine Akte, in welchem Medium auch immer?

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    • Hallo Herr Appel,

      sie haben sicherlich recht, wenn sie sagen, dass die Informationen zum Großteil auch in einem HR-System vorliegen – wenn ein Unternehmen ein solches auch wirklich hat. IDes trifft sicherlich auf Großunternehmen zu, aber wenn sie sich den Mittelstand anschauen, dann herrscht hier eine andere Welt. Aus meiner Erfahrung heraus haben die wenigsten Mittelständler entsprechende Systeme im Einsatz. Dies liegt entweder daran, dass die Systeme zu teuer bzw. zu aufwändig im Betrieb sind oder Arbeitnehmervertretungen die Einführung dieser Tools blockieren. Ich selbst habe Firmen erlebt, die mehrere Jahre(!) verhandeln mussten, nur um ein neues Abrechnungssystem einzuführen. Es geht hier weniger um Aufbewahrungsfristen sondern viel mehr um die Befürchtung, das Daten ausgewertet werden können oder der Zugriff nicht sicher ist. Und ja, diese hanebüchenen Regelungen kenne ich auch, da dürfen Führungskräfte nicht die Akten (oder auch Daten) ihrer Mitarbeiter sehen usw. Dabei sorgen gerade solche Regelungen dafür, dass die berühmten „Schattenakten“ geführt werden und da möchte ich mal wissen, was besser ist.

      Also genau die mittelständischen Firmen – und das sind in Deutschland eigentlich die meisten – benötigen weiterhin die Dokumente, egal ob in Papierform oder digital. Wir sollten aus meiner Sicht bei solchen Betrachtungen nicht immer nur die Großkonzerne als Vorbild nehmen.

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